Spendenbescheinigungen
automatisch erstellen
Wann fangt Ihr damit an, eure Spendenbescheinigungen zu erstellen? Im Januar, Februar oder März?
Mit der richtigen Vorbereitung sind die Spendenbescheinigungen in den ersten Januar-Tagen fertig.
Kontaktiere mich und wir schauen, ob wir Eure Spendenbescheinigungen gemeinsam in 60 Minuten als fertige PDF zum Ausdrucken erzeugen können.
Nicht jede Buchhaltungssoftware kann automatisch Spendenbescheinigungen erstellen und so ist das Erstellen von Spendenbescheinungen für viele Vereine eine mühsame Angelegenheit. Wir haben eine Lösung entwickelt, wie aus euren Buchungen automatisch Spendenbescheinigungen erstellt werden können.
Ich schaue mir kostenlos und unverbindlich an, ob eure Buchungen dafür geeignet sind und erstelle euch dann ein Angebot für die fertigen Spendenbescheinigungen.
Und wenn das Thema ganz neu für euch ist, berate ich euch auch,
ob ihr überhaupt Spendenbescheinigungen ausstellen dürftt,
wie du die Bedingungen dafür erfüllst
und wie so eine Spendenbescheinigung aussehen muss.
Checkliste für Spendenbescheinigungen
Kontaktiere mich, wenn ich euch bei einem dieser Punkte beraten oder unterstützen kann
Voraussetzungen für eine Spendenbescheinigung
- Euer Verein ist als gemeinnützig anerkannt
- Der Freistellungsbescheid ist aktuell
- Ihr habt ein Formular für die Spendenbescheinigung nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums erstellt
Vorbereitungsarbeiten für die Spendenbescheinigungen
- Alle Spenden sind richtig gebucht und auch als Spenden markiert
- Ihr habt alle Adressen eurer Spender
- Der Dankesbrief ist geschrieben, layoutet und gedruckt
- Ihr habt genügend Papier, Briefumschläge und Briefmarken gekauft
Die Spendenbescheinigungen generieren
- Entweder euer Buchhaltungsprogramm kann das und ihr bekommt diese per Knopfdruck
- oder … ihr müsst jede einzelne per Hand erstellen und schreiben
- oder … ihr fragt mich, wie aus euren Buchungen automatisch Spendenbescheinigungen erstellt werden können.
Die Spendenbescheinigungen versenden
Vielleicht könnt ihr dieses Jahr sogar einer der ersten sein und eure Spendenbescheinigungen schon in den ersten Januartagen verschicken!?
- Druckt die Bescheinigungen und die Dankesbriefe aus
- Gestalte ein Event mit eurem Team und faltet und tütet sie in Briefumschläge ein
- Als letztes die Briefmarke drauf und ab die Post!
- Wichtig: Eine Kopie der Spendenbescheinigung muss aufbewahrt werden. Das darf auch eine PDF sein.
Danke für die geduldige Unterstützung bei der Erstellung unserer Spendenbescheinigungen für 2022. Auch wenn ich mein eigenes System genutzt habe, hat André Springhut sich darauf eingelassen, mir bei meinen Problemen zu helfen und hat sich voll reingekniet. Für 2023 sind auch schon effektive Verbesserungen geplant. Danke, lieber André, dass wir auch durch Dich immer besser werden!
Freiheits-Stil e.V.
Jahrelang haben wir unsere Spendenbescheinigungen von Hand geschrieben und nicht daran gedacht, dass es auch anders und vor allem einfacher geht. Bis André uns vorschlug, sie mit einem Programm zu erstellen. Zuerst erschien uns das noch komplizierter, weil wir es nicht kannten. Aber mit Andrés Anleitung, seiner Einrichtung des Programms und seiner Geduld, jede Frage zu beantworten, merkten wir schnell, dass es, wenn man erst einmal alles eingerichtet und gelernt hat, eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bedeutet, so dass wir jetzt sehr glücklich sind und uns sogar auf die Erstellung der Spendenbescheinigungen im nächsten Jahr freuen.
Casa Bet-EL guG
Schritt für Schritt zur Spendenbescheinigung
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Schritt 1 – der Export der Spendenbuchungen
Alle Buchungen müssen dabei gleich strukturiert sein. Die Buchungen müssen mindestens das Spendendatum, den Spendernamen, den Spendenbetrag enthalten sowie eine Markierung, ob eine Buchung eine Spende ist. Hilfreich ist es, wenn es eine Spendernummer gibt, mit der die Spender eindeutig unterschieden werden können.
Schritt 2 – die Überprüfung der Spendenbuchungen
Alle Spenden einer Person müssen eindeutig dieser Person zugeordnet werden können. Wenn ihr Spendennummern verwendet, dann prüft, ob alle Spenden korrekt zu dieser Spendennummer zugeordnet worden sind oder ob eine Spende nicht dazugehört.
Wenn die Spenden nur nach den Namen sortiert werden, dann ist es wichtig, die Schreibweisen zu überprüfen. Manchmal sind zu viele Leerzeichen da oder die Namen werden ein wenig anders geschrieben.
Selten, aber doch immer wieder gibt es zwei verschiedene Spender mit dem gleichen Namen. Hier müsst ihr die Spender eindeutig voneinander unterscheiden. Ansonsten alle Spenden von beiden Spendern auf einer Spendenbescheinigung.
Die meisten Buchhaltungsprogramme oder der Steuerberater buchen die Kontoauszüge automatisch. Schaut, ob ihr diese Korrekturen schon im Buchhaltungsprogramm vornehmen könnt, damit die Spenden ab jetzt richtig gebucht werden.
Diese Überprüfungen müsst ihr unabhängig davon machen, auf welche Art und Weise ihr die Spendenbescheinigungen letztlich erstellt.
Schritt 3 – die Adressdatei
Ihr braucht eine Spalte, in der entweder die Spendernummer angezeigt wird oder in der, der Spendername exakt so angezeigt wird wie in den Buchungen der Spenden. Manchmal möchte man die Spendenbescheinigungen nicht in der Schreibweise schreiben, wie der Name gebucht ist. Dafür kann man dann extra Felder für den Vornamen und Nachnamen einrichten.
Dazu braucht es dann alle Felder wie Anrede, Adresszusatz, Strasse, Postleitzahl, Stadt, Ort. In einer erweiterten Fassung kann man auch einen Marker für das Duzen oder das Geschlecht einfügen, um das Anschreiben für die Spendenbescheinigungen noch weiter individualisieren zu können.
Schritt 4 – die Erstellung der Datensätze
Schritt 5 – Fehlende Adressen ergänzen und Datensätze kontrollieren
Danach kann man noch mal einen Blick auf die Datensätze werfen, ob die so stimmig sind. Manchmal fallen da noch Buchungsfehler auf.
Schritt 6 – Erstellen der Spendenbescheinigung als Serienbrief
Dafür brauche ich euren aktuellen Freistellungsbescheid.
Schritt 7 – Generieren der Spendenbescheinigungen
Schritt 8 – Kontrolle der Spendenbescheinigungen
Schritt 9 – Versand der Spendenbescheinigungen
Wenn ihr das dem Finanzamt gemeldet habt, dann könnt ihr die Spendenbescheinigungen auch per E-Mail senden.
Für welche Programme funktioniert das?
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Wie können wir mit dem Buchhaltungsbutler Spendenbescheinigungen erstellen?
Voraussetzung ist dafür, dass die Spenden für eine Person auch immer in der gleichen Schreibweise gebucht worden sind. Evtl. muss man da die Buchungen nochmal nacharbeiten.
Bitte schreibt mir dazu.
Unser Steuerberater macht die Buchhaltung für uns, erstellt aber keine Spendenbescheinigungen für uns. Kannst du uns da helfen?
Der Steuerberater kann euch einen Export der Buchungssätze senden. Evtl. muss dieser noch einmal nachgearbeitet werden, damit die Spenden von einer Person immer in der gleichen Schreibweise geschrieben werden und auch eindeutig voneinander unterschieden werden können. Das kann man mit dem Steuerberater dann auch besprechen, damit er die Spenden in Zukunft so bucht. Dann kann ich eine Lösung für euch erstellen, mit der die Spendenbescheinigungen automatisch erstellt werden können.
Wie erstellen wir die Spendenbescheinigungen mit WISO MeinVerein?
Der Nachteil bei WISO MeinVerein ist, dass jede Spendenbescheinigung einzeln bearbeitet werden muss. Mit meiner Lösung können auch hier die Spendenbescheinigungen automatisch erstellt werden. Dazu stellt ihr einen Finanzexport eurer Spenden her und wendet mein Skript darauf an.
Wichtig ist es auch hier, dass alle Spenden einer Person immer in der gleichen Schreibweise gebucht worden sind und dass alle Spender eindeutig unterschieden werden können. Diese Vorarbeit müsst ihr allerdings auch schon leisten, wenn ihr die Spendenbescheinigungen direkt mit WISO MeinVerein erstellt.
Wir machen unsere Buchhaltung mit Excel oder Google Doc. Funktioniert deine Lösung auch da?
Bei einem Google Doc braucht es dann am Ende nur noch einen Klick und eure Spendenbescheinigungen sind fertig erstellt in einem Ordner zum Ausdrucken oder Versenden.
Bei einer Buchhaltung mit Excel oder Google Doc müsst ihr darauf achten, dass jede Spende auch richtig als Spende markiert worden ist und dass jede Spende für eine Person auch immer in der gleichen Schreibweise gebucht worden ist. Und dass alle Spender eindeutig unterschieden werden können. Also dass es nicht zwei verschiedene Peter Müller gibt.
Wir benutzen ein anderes Buchhaltungsprogramm. Wie funktionieren die Spendenbescheinigungen da?
Do´s und Don´ts – FAQ
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Dürfen wir unsere Spendenbescheinigungen anhand der Liste aus einer Spendenaktion machen?
Voller Freude erstellt ihr nun aus dieser Liste eure Spendenquittung. Doch dabei kann viel schief gehen. Nicht jeder, der eine Spende zugesagt hat, zahlt auch tatsächlich. Manchmal scheitert eine Lastschrift oder eine PayPal-Zahlung funktioniert nicht. Oder es wird einfach vergessen zu überweisen.
Für die Spendenbescheinigungen könnt ihr die Liste erst einmal beiseite legen. Ihr braucht sie nur für die Adressen. Die tatsächlichen Zahlungen verbucht ihr anhand der Zahlungseingänge auf eurem Bankkonto, bei PayPal oder der Kreditkarte. Wenn eine Zahlung mehrere Spenden zusammenfasst, müsst ihr sie nach den einzelnen Spendern aufschlüsseln. Eine Spendenbescheinigung kann nur auf der Grundlage der tatsächlich gezahlten und verbuchten Beträge ausgestellt werden.
Wenn ihr eine Spende bescheinigt, die gar nicht eingegangen ist, kann das richtig teuer werden. Für jede falsche Spendenbescheinigung kann das Finanzamt 30 Prozent zurückfordern.
Do´s und Don´ts – FAQ
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Eine andere Person hat die Spende überwiesen und nun werden wir gefragt, ob die Spende auch auf einen anderen Namen ausgestellt werden kann.
Ein Geschäftsmann hat von seinem privaten Konto gespendet und fragt nun, ob es auch auf dem Namen der Firma laufen kann.
Ein Freund hat gerade kein Zugriff auf sein Konto und hat die Spende seinem Freund zum Überweisen gegeben.
Das Geld von einer Spendenaktion vom Strassenfest oder von einem kleinen Verein wird vom Privatkonto überwiesen.
Dürfen wir in diesem Fällen die Spende auch auf den gewünschten Namen ausstellen? Die Antwort ist leider sehr einfach und lautet „Nein“. Eine Bescheinigung darf immer nur auf den Namen des Kontoinhabers ausgestellt werden.
Wenn ihr aus Gefälligkeit eine Spende falsch bescheinigt, kann das richtig teuer werden. Für jede falsche Spendenbescheinigung kann das Finanzamt 30 Prozent von euch zurückfordern.
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