Spenden­bescheinigungen

Als erstes braucht ihr eine Excelliste mit allen euren Buchungen. Die meisten Buchhaltungsprogramme oder auch euer Steuerberater sollten euch einen Export eurer Buchungen für Excel oder als CSV zur Verfügung stellen können.
 
Alle Buchungen müssen dabei gleich strukturiert sein. Die Buchungen müssen mindestens das Spendendatum, den Spendernamen, den Spendenbetrag enthalten sowie eine Markierung, ob eine Buchung eine Spende ist. Hilfreich ist es, wenn es eine Spendernummer gibt, mit der die Spender eindeutig unterschieden werden können.

Am Anfang kontrolliert ihr, ob alle Spenden auch als Spenden markiert worden sind.
Alle Spenden einer Person müssen eindeutig dieser Person zugeordnet werden können. Wenn ihr Spendennummern verwendet, dann prüft, ob alle Spenden korrekt zu dieser Spendennummer zugeordnet worden sind oder ob eine Spende nicht dazugehört.
 
Wenn die Spenden nur nach den Namen sortiert werden, dann ist es wichtig, die Schreibweisen zu überprüfen. Manchmal sind zu viele Leerzeichen da oder die Namen werden ein wenig anders geschrieben.
 
Selten, aber doch immer wieder gibt es zwei verschiedene Spender mit dem gleichen Namen. Hier müsst ihr die Spender eindeutig voneinander unterscheiden. Ansonsten alle Spenden von beiden Spendern auf einer Spendenbescheinigung.
 
Die meisten Buchhaltungsprogramme oder der Steuerberater buchen die Kontoauszüge automatisch. Schaut, ob ihr diese Korrekturen schon im Buchhaltungsprogramm vornehmen könnt, damit die Spenden ab jetzt richtig gebucht werden.
 
Diese Überprüfungen müsst ihr unabhängig davon machen, auf welche Art und Weise ihr die Spendenbescheinigungen letztlich erstellt.

Jetzt braucht ihr eine Datei mit den Adressen eurer Spender. Auch in dieser Datei müssen alle Adressen gleich strukturiert sein.
 
Ihr braucht eine Spalte, in der entweder die Spendernummer angezeigt wird oder in der, der Spendername exakt so angezeigt wird wie in den Buchungen der Spenden. Manchmal möchte man die Spendenbescheinigungen nicht in der Schreibweise schreiben, wie der Name gebucht ist. Dafür kann man dann extra Felder für den Vornamen und Nachnamen einrichten.
 
Dazu braucht es dann alle Felder wie Anrede, Adresszusatz, Strasse, Postleitzahl, Stadt, Ort. In einer erweiterten Fassung kann man auch einen Marker für das Duzen oder das Geschlecht einfügen, um das Anschreiben für die Spendenbescheinigungen noch weiter individualisieren zu können.

Die Spendenbuchungen sowie die Adressen werden dann in eine Exceltabelle oder ein Google Spreadsheet mit meinem Skript eingefügt. Nach ein paar Sekunden – bei Excel leider manchmal erst nach ein paar Minuten – werden alle Datensätze erstellt, mit der über die Serienbrieffunktion dann die Spendenbescheinigung erstellt werden.

Jetzt lässt sich klar erkennen, welche Adressen noch fehlen. Die müssen nun nachgetragen werden. Wenn das Spreadsheet einmal eingerichtet ist, kann man ja auch immer wieder zwischendurch im Jahr die Spendenbuchungen einfügen und sehen, welche Adressen noch fehlen.
Danach kann man noch mal einen Blick auf die Datensätze werfen, ob die so stimmig sind. Manchmal fallen da noch Buchungsfehler auf.

Diese Aufgabe erledige ich für euch. Entweder direkt im Google Doc oder auch für Word oder LibreOffice erstelle ich euch einen Serienbrief, in dem die knapp 100 Felder aus den Datensätzen korrekt in der amtlichen Vorlage der Spendenbescheinigung angezeigt werden.
 
Dafür brauche ich euren aktuellen Freistellungsbescheid.

Bei Google Docs können die Spendenbescheinigungen nun per Knopfdruck automatisch erstellt werden. Sie erscheinen dann alle als PDF in einem extra Ordner auf eurem Google Drive. Für Excel oder LibreOffice müssen die Datensätze dann exportiert werden und sie werden dort dann generiert. Das dauert länger, hat aber den Vorteil, dass man die Anschreiben dort besser individualisieren kann.

Eine Spendenbescheinigung ist ein offizielles Dokument, für das ihr als Verein haften müsst, falls dort ein Fehler auftritt. Kontrolliert jede PDF nochmal einzeln, ob die Spenden dort richtig gebucht worden sind oder ob sich nicht doch irgendwo ein Fehler eingeschlichen hat.

Nun ist es soweit: die Spendenbescheinigungen können ausgedruckt werden und versandt werden. Habt ihr genug Papier, Briefumschläge und Briefmarken gekauft?
 
Gestaltet das Falten und Tüten der Spenden­bescheinigungen als Event mit eurem Team und feiert diesen Meilenstein.
 
Über den E-Post-Mailer der Deutschen Post können eure Bescheinigungen automatisch gedruckt, eingetütet und versandt werden. Wenn ihr etwa 400 Bescheinigungen habt, ist das für einen Drucker auch eine ganz schöne Herausforderung alles in Farbe und doppelseitig zu drucken. Das kostet nicht viel mehr als das normale Porto.
 
Wenn ihr das dem Finanzamt gemeldet habt, dann könnt ihr die Spendenbescheinigungen auch per E-Mail senden.

Ihr habt gerade eine große Spendenaktion abgeschlossen, z.B. einen Sponsorenlauf. Viele Spender haben sich dafür in eine Liste eingetragen. Vielleicht habt ihr dafür auch ein Spendentool wie Twingle benutzt und nun eine lange Liste mit Namen und Adressen.

Voller Freude erstellt ihr nun aus dieser Liste eure Spendenquittung. Doch dabei kann viel schief gehen. Nicht jeder, der eine Spende zugesagt hat, zahlt auch tatsächlich. Manchmal scheitert eine Lastschrift oder eine PayPal-Zahlung funktioniert nicht. Oder es wird einfach vergessen zu überweisen.

Für die Spendenbescheinigungen könnt ihr die Liste erst einmal beiseite legen. Ihr braucht sie nur für die Adressen. Die tatsächlichen Zahlungen verbucht ihr anhand der Zahlungseingänge auf eurem Bankkonto, bei PayPal oder der Kreditkarte. Wenn eine Zahlung mehrere Spenden zusammenfasst, müsst ihr sie nach den einzelnen Spendern aufschlüsseln. Eine Spendenbescheinigung kann nur auf der Grundlage der tatsächlich gezahlten und verbuchten Beträge ausgestellt werden.

Wenn ihr eine Spende bescheinigt, die gar nicht eingegangen ist, kann das richtig teuer werden. Für jede falsche Spendenbescheinigung kann das Finanzamt 30 Prozent zurückfordern.

Seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StModernG) am 1. Januar 2017 ist es erlaubt, Spendenbescheinigungen für Geldspenden maschinell ohne eigenhändige Unterschrift zu erstellen. Diese maschinell erstellten Bescheinigungen können auch elektronisch, beispielsweise per E-Mail, als schreibgeschützte PDF-Datei an die Spender übermittelt werden.
Für die Ausstellung maschinell erstellter Spendenbescheinigungen müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Verwendung der vorgeschriebenen amtlichen Muster.
• Angabe über die erfolgte Anzeige beim Finanzamt.
• Einfügung einer Faksimile- oder eingescannten Unterschrift beim Druckvorgang.
• Zugriff auf die gedruckten Bescheinigungen nur durch berechtigte Personen.
• Abgestimmte Prozesse zwischen Buchung der Spende und Erstellung der Bescheinigung.
• Prüfbarkeit des Verfahrens durch das Finanzamt, einschließlich ordnungsgemäßer Archivierung.
• Vor der Nutzung dieses Verfahrens muss die Organisation das zuständige Finanzamt informieren und die Einhaltung der genannten Voraussetzungen bestätigen. Eine Genehmigung ist nicht erforderlich; die Anzeige genügt.